Zpracování osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost VR LIFE s.r.o., IČO: 074 60 481, se sídlem Technologická 375/3, Pustkovec, 708 00 Ostrava, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C, vložka 75882 (dále jen „VRL“), coby správce osobních údajů, tímto informuje o zpracování osobních údajů, které provádí za účelem:

  • poskytování licence k užívání aplikace s názvem „VR VITALIS“ (dále jen „Aplikace“) a to buď ve spolupráci se smluvními partnery (dále jen „Partner“), s klienty VRL, kteří zpřístupňují užívání Aplikace pomocí zařízení pro zobrazovaní virtuální reality koncovým uživatelům (dále jen „Klient“) anebo v souvislosti s poskytováním Aplikace napřímo koncovým uživatelům (dále jen „Koncový uživatel“). Aplikace je určena k provádění cvičení ve virtuální realitě, jak je ilustračně znázorněno na webových stránkách VRL www.vrvitalis.cz (dále jen „Web“).

Součástí tohoto dokumentu jsou informace o právech, které subjektům údajů v souvislosti s tímto zpracováním náleží.

Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:

VRL spolupracuje s Partnery na základě partnerské smlouvy uzavřené s daným Partnerem za podmínek a postupem dle příslušné partnerské smlouvy (dále jen „Partnerská Smlouva“).

VRL umožňuje Klientům na základě licenční smlouvy uzavřené s Klientem za podmínek a postupem dle příslušné licenční smlouvy (dále jen „Licenční Smlouva s Klientem“) užívání Aplikace a zpřístupnění užívání Aplikace Koncovým uživatelům k provádění cvičení ve virtuální realitě.

VRL umožňuje Koncovým uživatelům na základě licenční smlouvy uzavřené s Koncovým uživatelem (tzv. EULA) za podmínek a postupem dle licenční smlouvy s Koncovým uživatelem (dále jen „Licenční Smlouva s Koncovým uživatelem“) umožňovat užívání Aplikace.

Partnerská Smlouva, Licenční smlouva s Klientem a Licenční smlouva s Koncovým uživatelem dále jen „Smlouva“.

Partner, Klient nebo Koncový uživatel společně dále taky jako „Smluvní Strana“.

 

1.          Za jakým účelem, na základě jakého titulu a jaké osobní údaje zpracováváme?

1.1 Uzavření a plnění Smlouvy

Ke sjednání a uzavření Smlouvy a k jejímu následnému plnění potřebuje VRL tyto osobní údaje Smluvní Strany:

  • identifikační a kontaktní údaje Smluvní Strany – fyzické osoby (jméno, příjmení, IČO, DIČ, sídlo, telefon, e-mail, doručovací adresa),
  • identifikační a kontaktní údaje fyzické osoby jednající jménem Smluvní Strany – právnické osoby (jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, telefon, e-mail, doručovací adresa),
  • fakturační údaje Smluvní Strany – fyzické osoby,
  • údaje z komunikace se Smluvní Stranou, informace o uzavření plnění Smlouvy,
  • identifikační údaje Koncového uživatele (logy, IP adresa, přihlašovací jméno a heslo),
  • u Partnera včetně údajů nutných ke stanovení výše provize.

Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu uzavřít ani plnit, tedy bez poskytnutí těchto údajů není možné spolupracovat se Smluvní Stranou.

Ke sjednání a uzavření Licenční Smlouvy s Koncovým uživatelem VRL ale zpravidla nevyžaduje žádné osobní údaje. V průběhu jejího následného plnění však může (zejména v případě žádosti Koncového uživatele o poskytnutí technické podpory) VRL požadovat a zpracovávat výše uvedené osobní údaje Koncového uživatele. Bez poskytnutí těchto údajů není možné s Koncovým uživatelem spolupracovat.

Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy na žádost Smluvní Strany.

1.2 Plnění povinností plynoucích z právních předpisů

VRL musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy jí to ukládá právní předpis. Pro tento účel VRL zpracovává zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností VRL vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností.

1.3 Oprávněné zájmy VRL

V odůvodněných případech může VRL zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jejích oprávněných zájmů. VRL však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.

Identifikace osob jednajících za Smluvní Stranu: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které sice nejsou smluvní stranou Smlouvy, ale za Smluvní Stranu Smlouvu uzavírají, komunikují s VRL a jinak za Smluvní Stranu jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat jejich prostřednictvím se Smluvní Stranou za účelem uzavření Smlouvy se Smluvní Stranou a jejího dalšího plnění. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu k Smluvní Straně a údaje z komunikace s nimi.

Obrana a uplatňování právních nároků VRL: VRL dále osobní údaje zpracovává pro účely ochrany oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti obrany VRL v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy. Tyto údaje zpracováváme, abychom byli schopni v případě potřeby prokázat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi a právními předpisy.

1.4 Zasílání obchodních sdělení

V případě Smluvních Stran, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu a v souvislosti s tím jsme získali jejich e-mail a/nebo telefonní číslo, nebo v případě jiných osob, které se aktivně a dobrovolně přihlásily k odběru našich obchodních sdělení (např. na Webu), zpracováváme osobní údaje těchto osob v rozsahu e-mailu a případně telefonního čísla za účelem zasílání informací a novinek o našich službách a produktech (obchodních sdělení).

Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě Smluvních Stran, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu, oprávněný zájem VRL na informování o nejnovějších nabídkách VRL.

Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení v případě osob, které se k odběru obchodních sdělení samy aktivně přihlásily (bez ohledu na to, zda jsou Smluvní Stranou nebo nikoliv), je jejich souhlas, který byl udělen právě přihlášením se k odběru obchodních sdělení.

V případě, že od nás již nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli z jejich odběru zdarma odhlásit. Možnost tak učinit je vždy mj. uvedena v každém takovém zaslaném obchodním sdělení, nebo je možno nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.

 

2.          Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně od subjektů údajů. Nezjišťujeme si o Vás žádné další údaje, kromě těch, které nám sami dáte. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.

Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.

Pro zpracování dat využíváme tyto zpracovatele:

  • společnost Amazon Web Services EMEA SARL se sídlem 38, avenue John F. Kennedy, 1855 Lucemburk, Lucemburské velkovévodství pro účely poskytování cloudového úložiště a zálohování dat; data mohou být přenášena do USA prostřednictvím mateřské společnosti Amazon Web Services, Inc., se sídlem 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210, USA;
  • společnost RETROBOT s.r.o., IČO: 08668655, se sídlem Francouzská 6167/5, Poruba, 708 00 Ostrava, pro účely vývoje software a poradenství v oblasti informačních technologií.

Správce předává osobní údaje do třetích zemí (např. do USA v rámci výše uvedených služeb) pouze v případě, že zpracování osobních údajů probíhá v souladu s evropskými bezpečnostními standardy a právními předpisy. V případě přenosu osobních údajů do USA probíhá zpracování osobních údajů na základě standardních smluvních doložek (SCC). Správce na vlastní náklady a odpovědnost učiní veškeré kroky k zajištění souladu předání osobních údajů do třetí země s právními předpisy.

 

3.          Jak zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně prostřednictvím námi užívaného softwarového řešení.

Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.

 

4.          Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

4.1 Smlouva se Smluvní Stranou

Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění Smlouvy se Smluvní stranou zpracováváme po dobu trvání a plnění Smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností z ní plynoucí).

I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:

4.2 Plnění právních povinností

Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.

Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti VRL (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 (pět) let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 (deset) let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

4.3 Oprávněné zájmy

Osobní údaje i po ukončení Smlouvy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. obrana před případnými nároky Smluvních Stran nebo třetích stran, a to i před soudem, pro účely evidence a prokázání souhlasu s obchodními podmínkami a identifikaci osob jednajících s VRL za Smluvní Stranu) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt. Pokud nedojde k uplatnění relevantního nároku, je tato doba typicky 5 (pět) let od ukončení Smlouvy.

4.4 Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, a osobní údaje pro tyto účely zpracováváme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte postupem uvedeným v odst. 1.4 tohoto dokumentu.

4.5 Delší zpracování

Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.

 

5.          Jaká máte práva?

V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.

Odvolání souhlasu se zpracováním: Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete Váš souhlas s jejich zpracováním kdykoli svobodně a zdarma odvolat, a to prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše, případně jinak, jak je uvedeno jinde v tomto dokumentu. V takovém případě nebudeme již dále Vaše osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracovávat.

U osobních údajů, které nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.

Vaše další práva:

Vždy Vás budeme informovat o:

  • účelu zpracování osobních údajů,
  • osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
  • povaze automatizovaného rozhodování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového rozhodování pro subjekt údajů,
  • příjemci, případně kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje předány, a v případě předání osobních údajů do třetí země i o vhodných zárukách vztahujících se na předání k zajištění bezpečnosti osobních údajů,
  • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
  • veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.

Mezi Vaše další práva patří:

  • požádat nás o vysvětlení,
  • požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
  • požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, nebo požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
  • podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
  • vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

 

6.          Jak Vaše osobní údaje chráníme

Vaše údaje chráníme. K tomu slouží zejména následující prostředky zabezpečení: implementace a vynucování interních předpisů na ochranu osobních údajů, antivirové ochrany, firewally, šifrování, řízení přístupu k osobním údajům a autorizační údaje, zálohování, fyzické prostředky ochrany a další.

 

Tato Informace o zpracování osobních údajů je platná a účinná od 18.6.2022.